О чем говорить с банкетным менеджером, если не о меню?
Начнем с того, кто такой банкетный менеджер. Банкетный менеджер – это администратор ресторана, который отвечает за организацию и проведение крупных мероприятий. Есть большая разница между работой ресторана в «обычном» режиме и в режиме банкета. Хорошо, когда в заведении есть человек, который занимается исключительно банкетами и знает все тонкости обслуживания массовых мероприятий. Если он компетентен, значит не стоит переживать за комфорт гостей, вкусную еду и напитки.
Теперь подробно о том, что следует обсудить с банкетным менеджером:
Узнайте вместимость площадки. Вам нужно в первую очередь обсудить этот пункт, потому что количество людей на мероприятии должно вмещаться в зал ресторана свободно, а не впритирку.
Проговорите варианты расстановки столов (иногда бывает несколько вариантов самих столов – уточните) и выберите наиболее подходящий. Обязательно уточните, если вам нужны отдельные места (любые интерактивные зоны, место для программы, место для диджея, танцевальная площадка и т.п) – где это все расположено.
Уточните, закроют ли зал для других посетителей, если нет – на каких условиях закроют, будут ли в ресторане другие мероприятия в этот день, какие и во сколько.
Проговорите время, в которое можно начать подготовку зала и время, после которого гости должны освободить зал, есть ли возможность продлить аренду, и сколько это стоит.
Поинтересуйтесь, не ждут ли вас дополнительные расходы на аренду зала и работу официантов в «основное время».
Узнайте будет ли банкетный менеджер присутствовать во время банкета, если нет – с кем вам обсуждать возникающие вопросы.
Вопросы по декору мероприятия:
Узнайте, во сколько можно начать декорировать площадку и когда нужно произвести демонтаж.
Обсудите, что можно и нельзя использовать при монтаже декораций (скотч, клей, скобы и т.д).
Попросите показать вам места для удачного размещения интерактивных зон.
Вопросы относительно программы мероприятия:
Возможно, вам понадобится дополнительное оборудование – проектор, машины для спецэффектов. Поговорите об их наличии на площадке и о возможности установки своих.
Узнайте, где комната, в которой ведущий, артисты и другие подрядчики могут оставить свои вещи, переодеться. Как и где обычно организуют питание для них. И, конечно, разрешены ли на территории площадки предполагаемые шоу-номера.
Ограничения громкости музыки и элементов программы (салюта например) тоже нужно уточнить.
Финансовые вопросы:
ВНИМАТЕЛЬНО прочитайте договор. Да, он написан скучными формулировками. Да, он может быть составлен по «стандартной» форме и не содержать конкретных пунктов. Да, это займет ваше драгоценное время. НО, лучше вы потратите 10 минут сейчас, чем лишних 10000 рублей потом, не заметив важную деталь, написанную мелким шрифтом.
Обсудите порядок внесения предоплаты и последующих платежей. НЕ забывайте про дозаказы. Иногда гости заказывают напитки или блюда сверх банкетного меню, решите, кто будет оплачивать счета – вы или гости.
Поинтересуйтесь системой штрафов. Разбитая посуда, испорченный текстиль – частое явление на банкетах. Про систему скидок и спецпредложений тоже не забудьте.
Обязательно узнайте условия расторжения договора, какая часть оплаченной суммы вернется вам и при каких условиях.
Обратили внимание, что мы еще даже не дошли до обсуждения меню и напитков? Все еще думаете, что Вам не нужен организатор?